Offizielle Kontrolle

Nachmittag im Park

SOS-Kinderdorf engagiert sich für die Bedürfnisse von Kindern, Jugendlichen und Familien.

Interne Kontrollen bei SOS-Kinderdorf garantieren, dass Spendengelder ordnungsgemäß eingesetzt werden

Der SOS-Kinderdorf e.V. ist als gemeinnützige, weltweit tätige Organisation und als Träger der freien Jugendhilfe in Deutschland seinen privaten Spenderinnen und Spendern sowie der öffentlichen Hand gleichermaßen zur Rechenschaft verpflichtet. Der Verein legt größten Wert auf Transparenz und hat ein umfassendes System entwickelt, das der Steuerung und Regelung von Abläufen dient. Ziel ist es, höchste Qualitätsansprüche zu erfüllen.

Überzeugen Sie sich selbst:

Welche Gremien gibt es bei SOS-Kinderdorf?

Die Geschäftsführung des Vereins erfolgt – angelehnt an die Satzung, das Leitbild und vereinsrechtliche Vorgaben – nach einem ständig aktualisierten Regelwerk (u.a. Geschäftsordnung, Organisationshandbuch) für die Einrichtungen und die Geschäftsstelle. Grundsätzlich leiten zwei hauptamtliche Geschäftsführer/innen den SOS-Kinderdorf e.V. Sie sind zugleich Mitglieder des fünfköpfigen Vorstandes, der regelmäßig über die laufenden Geschäfte des Vereins informiert wird.

Wie kommen Freigaben und Vertragsabschlüsse zustande?

Diese werden grundsätzlich von mindestens zwei Vorstandsmitgliedern unterzeichnet. Das Controlling des Vereins ist an allen wesentlichen Entscheidungen beteiligt. Der von der Mitgliederversammlung gewählte, ehrenamtliche Verwaltungsrat überwacht die Geschäftsführung des Vorstandes. Außerdem gibt er den Etat frei und kontrolliert den korrekten Mitteleinsatz.

Welche organisatorischen Regelungen gibt es?

Der Verein hat ein umfassendes Regelwerk entwickelt, das die Aufbau- und Ablauforganisation in den Einrichtungen und der Geschäftsstelle steuert und  dazu beiträgt, die Aufgaben bestmöglich zu erfüllen. Alle Regelungen sind in einem Organisationshandbuch zusammengefasst und im Intranet für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abrufbar. Die Geschäftsordnung und die Managementleitlinien regeln – ergänzt durch die Richtlinienkompetenzen der Ressorts und Stabsstellen – Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Organe, Geschäftsbereiche, Ressort- und Einrichtungsleitungen.

Wie erfolgt das Controlling?

Das Controlling erfolgt auf SAP-Basis über ein ausdifferenziertes Kostenstellen- und Kostenartensystem. Als Planungs- und Steuerungsinstrument dient es dazu, eine maßvolle Mittelverwendung zu garantieren; es wird durch diverse Controlling-Instrumente, z.B. zur Messung der Auslastung, ergänzt. Die Einhaltung der jährlichen Planwerte wird mit Hilfe regelmäßiger Forecasts überprüft, die es den Entscheidungsträgern ermöglichen, bereits unterjährig Entwicklungen zu identifizieren und zu steuern. Die Plan-Ist- und Forecast-Analysen sowie die systematischen Abweichungsauswertungen werden durch das Referat Controlling gesteuert und in den Einrichtungen sowie den Referaten der Geschäftsstelle durchgeführt. Die Analysen helfen, die effiziente Mittelverwendung sicherzustellen und Risiken zu minimieren. Darüber hinaus besteht ein Berichtswesen, das u.a. einen Jahresbericht an den Vorstand, den Verwaltungsrat sowie alle Einrichtungs- und Ressortleitungen vorsieht. Über besondere Entwicklungen ist zeitnah zu informieren, Stellungnahmen der Fachressorts, insbesondere zu den wirtschaftlichen Auswirkungen, sind unerlässlich.

Was regelt das interne Kontrollsystem?

Das interne Kontrollsystem (IKS) beinhaltet Regelungen zur Steuerung der Unternehmensaktivitäten (internes Steuerungssystem). Es ist integrierter Bestandteil  der organisatorischen Regelungen des SOS-Kinderdorf e.V. und findet seine Ausprägung u.a. in Leitfäden, Richtlinien und  Verfahrensanweisungen. Diese werden durch Stellenbeschreibungen, abgestufte Berechtigungs- und Freigabesysteme sowie prozessintegrierte Kontrollen (z.B. Funktionstrennung) ergänzt.

Wer übernimmt die interne Revision?

Die Aufgabe der internen Revision nimmt eine externe Wirtschafsprüfungsgesellschaft wahr. Sie prüft auf Grundlage eines mehrjährigen Prüfungsplanes die Verwaltungsabläufe vor Ort, nimmt Verbesserungsvorschläge auf und berichtet direkt an die Geschäftsführung. Die Einrichtungsleitungen informiert ein schriftlicher Bericht zeitnah über die Prüfungsergebnisse.

Welche externen Instanzen kontrollieren die Mittelverwendung?

Seinen Jahresabschluss lässt der SOS-Kinderdorf e.V. von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Pricewaterhouse Coopers AG) freiwillig nach den Kriterien für große Kapitalgesellschaften prüfen – mit allen damit verbundenen verschärften gesetzlichen Rechnungslegungs- und Berichtspflichten. Ebenfalls freiwillig unterzieht sich die Geschäftsführung des Vereins einer Ordnungsmäßigkeitsprüfung auf Basis des Haushaltsgrundsätzegesetzes (§ 53HGrG).
Die Wirtschaftsprüfer kontrollieren, ob die Geschäftsführer sorgfältig und gemäß der einschlägigen handelsrechtlichen Vorschriften, der Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages und der Geschäftsordnung für den Verein arbeiten. Sie überprüfen außerdem die Tätigkeit der internen Kontrollinstanzen und die interne Revision des Vereins. Nicht zuletzt untersuchen die Prüfer, ob der SOS-Kinderdorf e.V. alle geltenden Vergaberegeln eingehalten hat.
Als anerkannter freier Träger der Jugendhilfe arbeitet der SOS-Kinderdorf e.V. mit diversen Stellen auf Kommunal-, Landes- und Bundesebene zusammen. Um öffentliche Mittel für deutsche SOS-Kinderdorf-Gemeinschaften nutzen zu können, ist der Verein an Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsvereinbarungen mit den Kommunen gebunden. Diese kontrollieren auch, ob alle Vereinbarungen eingehalten werden. Strengste Nachweispflichten und  Prüfkriterien gelten ebenso bei Zuschüssen der Bundesanstalt für Arbeit sowie des Europäischen Sozialfonds (ESF). Nicht zuletzt beantragt der SOS-Kinderdorf e.V. jährlich das Spendensiegel des Deutschen Zentralinstituts für soziale Fragen (DZI), Berlin – der derzeit umfassendsten neutralen Spendenprüfung in Deutschland. Kriterien, die der SOS-Kinderdorf e.V. stets erfüllt, sind dabei u.a. die nachprüfbare, sparsame Mittelverwendung, ein transparentes Geschäftsgebaren sowie eine wahre, eindeutige und sachliche Werbung.

Wie unterstützt der SOS-Kinderdorf e.V. ausländische Projekte?

Bei der Finanzierung ausländischer Projekte arbeitet der SOS-Kinderdorf e.V. eng mit dem Dachverband  SOS-Kinderdorf International (KDI) in Innsbruck zusammen. Von diesem erhält er im Rahmen abgestimmter Budgets Aufzeichnungen und Nachweise über die Verwendung der transferierten Gelder. Die vom SOS-Kinderdorf e.V. außerhalb Deutschlands unterstützten SOS-Kinderdorf-Organisationen werden durch unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaften im jeweiligen Land geprüft. Zusätzlich zu deren Berichten erhält die Geschäftsführung Management-Letter, in denen die Prüfer Hinweise auf evtl. Verbesserungsmöglichkeiten geben. Die interne Revision der SOS-Auslandsorganisationen nimmt ein KDI-internes Audit-Team wahr, das sich aus erfahrenen Spezialisten der weltweiten Mitgliedsorganisationen zusammensetzt. Für alle Spenden empfangenden SOS-Auslandsorganisationen gelten weltweit einheitliche Rechnungslegungsstandards auf Basis der International Financial Reporting Standards (IFRS) des International Accounting Standards Commitee (IASC). Das detaillierte Berichtswesen für alle ausländischen Projekte erfolgt über eine weltweit einheitliche Softwarelösung.