Offizielle Kontrolle

Nachmittag im Park

SOS-Kinderdorf engagiert sich für die Bedürfnisse von Kindern, Jugendlichen und Familien.

Interne Kontrollen bei SOS-Kinderdorf garantieren, dass Spendengelder ordnungsgemäß eingesetzt werden

Der SOS-Kinderdorf e.V. ist als gemeinnützige, weltweit tätige Organisation und als Träger der freien Jugendhilfe in Deutschland seinen privaten Spenderinnen und Spendern sowie der öffentlichen Hand gleichermaßen zur Rechenschaft verpflichtet. Der Verein legt größten Wert auf Transparenz und hat ein umfassendes System entwickelt, das der Steuerung und Regelung von Abläufen dient. Ziel ist es, höchste Qualitätsansprüche zu erfüllen.

Überzeugen Sie sich selbst:

Welche Gremien gibt es bei SOS-Kinderdorf?

Die Geschäftsführung des Vereins erfolgt – angelehnt an die Satzung, das Leitbild und vereinsrechtliche Vorgaben – nach einem ständig aktualisierten Regelwerk (u.a. Geschäftsordnung, Organisationshandbuch) für die Einrichtungen und die Geschäftsstelle. Grundsätzlich leiten zwei hauptamtliche Geschäftsführer/innen den SOS-Kinderdorf e.V. Sie sind zugleich Mitglieder des fünfköpfigen Vorstandes, der regelmäßig über die laufenden Geschäfte des Vereins informiert wird.

Wie kommen Freigaben und Vertragsabschlüsse zustande?

Diese werden grundsätzlich von mindestens zwei Vorstandsmitgliedern unterzeichnet. Das Controlling des Vereins ist an allen wesentlichen Entscheidungen beteiligt. Der von der Mitgliederversammlung gewählte, ehrenamtliche Verwaltungsrat überwacht die Geschäftsführung des Vorstandes. Außerdem gibt er den Etat frei und kontrolliert den korrekten Mitteleinsatz.

Welche organisatorischen Regelungen gibt es?

Der Verein hat ein umfassendes Regelwerk entwickelt, das die Aufbau- und Ablauforganisation in den Einrichtungen und der Geschäftsstelle steuert und  dazu beiträgt, die Aufgaben bestmöglich zu erfüllen. Alle Regelungen sind in einem Organisationshandbuch zusammengefasst und im Intranet für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abrufbar. Die Geschäftsordnung und die Managementleitlinien regeln – ergänzt durch die Richtlinienkompetenzen der Ressorts und Stabsstellen – Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Organe, Geschäftsbereiche, Ressort- und Einrichtungsleitungen.

Wie erfolgt das Controlling?

Das Controlling erfolgt auf SAP-Basis über ein ausdifferenziertes Kostenstellen- und Kostenartensystem. Als Planungs- und Steuerungsinstrument dient es dazu, eine maßvolle Mittelverwendung zu garantieren; es wird durch diverse Controlling-Instrumente, z.B. zur Messung der Auslastung, ergänzt. Die Einhaltung der jährlichen Planwerte wird mit Hilfe regelmäßiger Forecasts überprüft, die es den Entscheidungsträgern ermöglichen, bereits unterjährig Entwicklungen zu identifizieren und zu steuern. Die Plan-Ist- und Forecast-Analysen sowie die systematischen Abweichungsauswertungen werden durch das Referat Controlling gesteuert und in den Einrichtungen sowie den Referaten der Geschäftsstelle durchgeführt. Die Analysen helfen, die effiziente Mittelverwendung sicherzustellen und Risiken zu minimieren. Darüber hinaus besteht ein Berichtswesen, das u.a. einen Jahresbericht an den Vorstand, den Verwaltungsrat sowie alle Einrichtungs- und Ressortleitungen vorsieht. Über besondere Entwicklungen ist zeitnah zu informieren, Stellungnahmen der Fachressorts, insbesondere zu den wirtschaftlichen Auswirkungen, sind unerlässlich.

Was regelt das interne Kontrollsystem?

Das interne Kontrollsystem (IKS) beinhaltet Regelungen zur Steuerung der Unternehmensaktivitäten (internes Steuerungssystem). Es ist integrierter Bestandteil  der organisatorischen Regelungen des SOS-Kinderdorf e.V. und findet seine Ausprägung u.a. in Leitfäden, Richtlinien und  Verfahrensanweisungen. Diese werden durch Stellenbeschreibungen, abgestufte Berechtigungs- und Freigabesysteme sowie prozessintegrierte Kontrollen (z.B. Funktionstrennung) ergänzt.

Wer übernimmt die interne Revision?

Die Aufgabe der internen Revision nimmt eine externe Wirtschafsprüfungsgesellschaft wahr. Sie prüft auf Grundlage eines mehrjährigen Prüfungsplanes die Verwaltungsabläufe vor Ort, nimmt Verbesserungsvorschläge auf und berichtet direkt an die Geschäftsführung. Die Einrichtungsleitungen informiert ein schriftlicher Bericht zeitnah über die Prüfungsergebnisse.

Welche externen Instanzen kontrollieren die Mittelverwendung?

Seinen Jahresabschluss lässt der SOS-Kinderdorf e.V. von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Pricewaterhouse Coopers AG) freiwillig nach den Kriterien für große Kapitalgesellschaften prüfen – mit allen damit verbundenen verschärften gesetzlichen Rechnungslegungs- und Berichtspflichten. Ebenfalls freiwillig unterzieht sich die Geschäftsführung des Vereins einer Ordnungsmäßigkeitsprüfung auf Basis des Haushaltsgrundsätzegesetzes (§ 53HGrG).
Die Wirtschaftsprüfer kontrollieren, ob die Geschäftsführer sorgfältig und gemäß der einschlägigen handelsrechtlichen Vorschriften, der Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages und der Geschäftsordnung für den Verein arbeiten. Sie überprüfen außerdem die Tätigkeit der internen Kontrollinstanzen und die interne Revision des Vereins. Nicht zuletzt untersuchen die Prüfer, ob der SOS-Kinderdorf e.V. alle geltenden Vergaberegeln eingehalten hat.
Als anerkannter freier Träger der Jugendhilfe arbeitet der SOS-Kinderdorf e.V. mit diversen Stellen auf Kommunal-, Landes- und Bundesebene zusammen. Um öffentliche Mittel für deutsche SOS-Kinderdorf-Gemeinschaften nutzen zu können, ist der Verein an Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsvereinbarungen mit den Kommunen gebunden. Diese kontrollieren auch, ob alle Vereinbarungen eingehalten werden. Strengste Nachweispflichten und  Prüfkriterien gelten ebenso bei Zuschüssen der Bundesanstalt für Arbeit sowie des Europäischen Sozialfonds (ESF). Nicht zuletzt beantragt der SOS-Kinderdorf e.V. jährlich das Spendensiegel des Deutschen Zentralinstituts für soziale Fragen (DZI), Berlin – der derzeit umfassendsten neutralen Spendenprüfung in Deutschland. Kriterien, die der SOS-Kinderdorf e.V. stets erfüllt, sind dabei u.a. die nachprüfbare, sparsame Mittelverwendung, ein transparentes Geschäftsgebaren sowie eine wahre, eindeutige und sachliche Werbung.

Wie unterstützt der SOS-Kinderdorf e.V. ausländische Projekte?

Bei der Finanzierung ausländischer Projekte arbeitet der SOS-Kinderdorf e.V. eng mit dem Dachverband  SOS-Kinderdorf International (KDI) in Innsbruck zusammen. Von diesem erhält er im Rahmen abgestimmter Budgets Aufzeichnungen und Nachweise über die Verwendung der transferierten Gelder. Die vom SOS-Kinderdorf e.V. außerhalb Deutschlands unterstützten SOS-Kinderdorf-Organisationen werden durch unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaften im jeweiligen Land geprüft. Zusätzlich zu deren Berichten erhält die Geschäftsführung Management-Letter, in denen die Prüfer Hinweise auf evtl. Verbesserungsmöglichkeiten geben. Die interne Revision der SOS-Auslandsorganisationen nimmt ein KDI-internes Audit-Team wahr, das sich aus erfahrenen Spezialisten der weltweiten Mitgliedsorganisationen zusammensetzt. Für alle Spenden empfangenden SOS-Auslandsorganisationen gelten weltweit einheitliche Rechnungslegungsstandards auf Basis der International Financial Reporting Standards (IFRS) des International Accounting Standards Commitee (IASC). Das detaillierte Berichtswesen für alle ausländischen Projekte erfolgt über eine weltweit einheitliche Softwarelösung.

Corporate Governance Kodex des SOS-Kinderdorf e.V.

Präambel:
„Gutes tun ist leicht, wenn viele helfen“: hat Hermann Gmeiner, der Gründer der SOS-Kinderdörfer, formuliert. Sein Ansatz, große soziale Aufgaben auf viele Schultern zu verteilen hat auch gegenwärtige Aktualität, wenn es darum geht, das weltweite Werk für Kinder, Jugendliche und bedürftige Menschen in zeitgemäßen Strukturen zu verankern, die finanzielle Transparenz, effektives Arbeiten und hohe Motivation möglich machen und sicherstellen. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, gibt sich der deutsche SOS-Kinderdorfverein einen Corporate Governance Kodex (im Folgenden „SOS-CGK“). Damit wird das deutsche Corporate Governance System transparent, nachvollziehbar und angemessen auf die Struktur und besonderen Anforderungen des SOS-Kinderdorf e.V. übertragen. Zudem soll wesentlichen gesetzlichen Vorschriften wie auch nationalen und internationalen Standards zur Leitung und Überwachung gemeinnützig organisierter Sozialer Arbeit Rechnung getragen werden.

Der Corporate Governance Kodex stellt einen Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung des deutschen SOS-Kinderdorfvereins dar. Er besteht insbesondere aus Handlungsleitlinien, die die Vereinsorgane durch eine klare Kompetenzfestlegung  und durch Vorgaben zur Kommunikation dieser Organe untereinander in ihrer verantwortungsvollen und erfolgreichen Arbeit unterstützen. Die Regelungen ermöglichen eine vertrauensvolle und qualifizierte Tätigkeit des Vereins und seiner Einrichtungen. Der Kodex soll nach innen und außen eine gute Unternehmensführung gewährleisten.

Dem deutschen SOS-Kinderdorfverein liegt mit den nachfolgenden Regelungen insbesondere daran, auf allen Ebenen und in allen Beziehungen intern und extern Vertrauen zu schaffen und zu erhalten. Der SOS-CGK bietet den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Vereins selbst wie dem breiten Kreis seiner Spenderinnen und Spender sowie der gesamten Öffentlichkeit einen Prüfrahmen für eine gute und verantwortungsvolle Unternehmensführung.

I.    Die Mitgliederversammlung

Aufgaben
Der Mitgliederversammlung obliegt die:

  • Beschlussfassung über Satzungsänderungen oder Auflösung oder Verschmelzung des Vereins oder Übertragung des Vermögens;
  • Entgegennahme des Jahresberichtes des Vorstandes und des Verwaltungsrats;
  • Entlastung des Vorstandes und des Verwaltungsrates;
  • Wahl der Verwaltungsratsmitglieder auf die Dauer von vier Jahren;
  • Genehmigung des Jahresabschlusses

II.    Verwaltungsrat

1. Aufgaben

Der Verwaltungsrat berät, begleitet und überwacht den Vorstand bei der Leitung des Vereins. Er beteiligt sich nicht am operativen Geschäft. Er ist aber im Sinne von IV.1. in den Prozess der Strategiefindung einzubeziehen.
Der Verwaltungsrat bestellt und entlässt die Mitglieder des Vorstandes. Die Bestellung der Geschäftsführung bedarf der Zustimmung des Verwaltungsrates. Er ernennt Ehrenmitglieder und kann Ehrenmitglieder ausschließen. Er genehmigt die Geschäftsordnungen für den Vorstand und die Wahlordnung für die Wahlen in der Mitgliederversammlung sowie den Jahresvoranschlag. Der Verwaltungsrat überwacht die Geschäftsführung des Vorstandes einschließlich Prüfung und Kontrolle  der Verwendung der Vereinsmittel. Er bestellt ein unabhängiges Prüfungsorgan zur Prüfung des Jahresabschlusses. Gemeinsam mit dem Vorstand sorgt der Verwaltungsrat für eine langfristige Nachfolgeplanung der Gremien.

2. Zusammensetzung

Der Verwaltungsrat wird von der Mitgliederversammlung aus dem Kreis der ordentlichen Mitglieder und der Ehrenmitglieder jeweils für die Dauer von vier Jahren in Einzelwahl gewählt. Eine Kandidatur für den Verwaltungsrat ist in der Regel nur bis zum Ende des 70. Lebensjahrs möglich.
Die verschiedenen Aufgabenfelder des Vereins sind bei der Zusammensetzung des Verwaltungsrates angemessen zu berücksichtigen. Die Mitglieder des Verwaltungsrates sind ehrenamtlich tätig, sofern sie nicht gewählte Vertreter der Mitarbeiter-Vertretung sind. Die Mitglieder des Verwaltungsrates sollen den fachlichen, inhaltlichen und zeitlichen Anforderungen an die Gremienarbeit entsprechen können. Die Verwaltungsratsmitglieder haben eine regelmäßige Teilnahme an den Sitzungen ebenso sicherzustellen wie eine ausreichende Fort- und Weiterbildung.

3. Ausschüsse

Der Verwaltungsrat kann zur Erfüllung seiner Aufgaben Ausschüsse bilden. Die Ausschüsse können zu ihrer Information den Vorstand in ihre Sitzungen einladen. Die Ausschüsse haben eine beratende Funktion; die Entscheidung bleibt dem Verwaltungsrat vorbehalten.

4. Interessenskonflikte

Verwaltungsratsmitglieder dürfen im Zusammenhang mit ihrer Verwaltungsratstätigkeit weder für sich noch für andere Personen von Dritten Zuwendungen oder sonstige Vorteile fordern, versprechen lassen oder annehmen oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile gewähren. Ausgenommen davon sind geringfügige Zuwendungen nach den Regelungen für den öffentlichen Dienst.
Verwaltungsratsmitglieder haben Interessenskonflikte zu vermeiden. Sofern sie dennoch bestehen, sind sie gegenüber dem Vorstand und Verwaltungsrat offen zu legen.
Verwaltungsratsmitglieder unterliegen während ihrer Tätigkeit für SOS-Kinderdorf e.V. einem umfassenden Wettbewerbsverbot. Entgeltliche Nebentätigkeiten von Verwaltungsratsmitgliedern für den Verein sind unzulässig. 

5. Aufwendungsersatz

Die Mitglieder des Verwaltungsrats haben Anspruch auf Ersatz der entstandenen und nachgewiesenen, mit der Tätigkeit im Zusammenhang stehenden Auslagen.

III.    Vorstand

1. Aufgaben

Der Vorstand leitet den Verein in eigener Verantwortung im Vereinsinteresse. Er entwickelt die strategische Ausrichtung des Vereins, stimmt sie mit dem Verwaltungsrat ab und sorgt für ihre Umsetzung.
Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der vereinsinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung hin (Compliance). Der Vorstand sorgt zudem für ein angemessenes Risikomanagement und Risikocontrolling.

2. Zusammensetzung

Der Vorstand kann aus ehrenamtlichen und / oder hauptamtlichen Mitgliedern bestehen.
Eine Kandidatur für den Vorstand ist in der Regel nur bis zum Ende des 70. Lebensjahrs möglich.
Es ist anzustreben, dass die Mitglieder des Vorstandes über möglichst unterschiedliche Qualifikationen
verfügen sowie den fachlichen, inhaltlichen und zeitlichen Anforderungen an die Vorstandsarbeit entsprechen können

3. Aufwendungsersatz

Die ehrenamtlichen Mitglieder des Vorstandes haben Anspruch auf Ersatz der entstandenen und nachgewiesenen, mit der Tätigkeit im Zusammenhang stehenden Auslagen.
Mit Beschluss des Verwaltungsrates kann ihnen eine pauschale Zeitaufwandsentschädigung gezahlt werden.

4. Interessenskonflikte

Vorstandsmitglieder dürfen im Zusammenhang mit ihrer Vorstandstätigkeit weder für sich noch für andere Personen von Dritten Zuwendungen oder sonstige Vorteile fordern, versprechen lassen oder annehmen oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile gewähren. Ausgenommen davon sind geringfügige Zuwendungen nach den Regelungen für den öffentlichen Dienst. Vorstandsmitglieder haben Interessenskonflikte zu vermeiden. Sofern sie dennoch bestehen, sind sie innerhalb des Vorstandes und gegenüber dem Verwaltungsrat offen zu legen.
Vorstandsmitglieder unterliegen während ihrer Tätigkeit für SOS-Kinderdorf e.V. einem umfassenden Wettbewerbsverbot. Entgeltliche Nebentätigkeiten von Vorstandsmitgliedern für den Verein sind unzulässig.

IV.    Zusammenwirken der Gremien

1. Zusammenarbeit

Vorstand und Verwaltungsrat wirken zum Wohle des Vereins eng zusammen. Die Gremien sind dem Vereinsinteresse verpflichtet. Sie beachten die Regeln ordnungsgemäßer Unternehmens- bzw. Vereinsführung und üben ihr Amt mit der gebotenen Sorgfalt aus.
Die Gremien pflegen einen offenen und konstruktiven Austausch untereinander. Die strategische Ausrichtung des Vereins entwickelt der Vorstand und stimmt sie mit dem Verwaltungsrat ab. Einmal jährlich treffen sich die beiden Gremien zu einer eintägigen gemeinsamen Klausur. Im Sinne einer guten Vereinsführung ist ein anerkennendes und respektvolles Miteinander der Gremienmitglieder von großer Bedeutung. Die Wertschätzung ehren- und bürgerschaftlichen Engagements ist selbstverständlich.

2. Information

Die Informationsversorgung des Verwaltungsrates ist die gemeinsame Aufgabe von Vorstand und Verwaltungsrat. Durch die zeitnahe Bereitstellung von Protokollen der Vorstandssitzungen und Verwaltungsratssitzungen  erfolgt eine regelmäßige gegenseitige Information über relevante Fragen.
Der Vorstand informiert zudem auf Einladung mündlich den Verwaltungsrat, die Ausschüsse des Verwaltungsrates oder vom Verwaltungsrat benannte Verwaltungsratsmitglieder. Den jeweiligen Gremienmitgliedern obliegt es, die Informationen in ihren Gremien weiterzugeben.
Für beide Gremien besteht die Möglichkeit, auf formellem Wege schriftliche Anfragen an das jeweils andere Gremium zu stellen. Vorstand und Verwaltungsrat geben sich eine Informationsordnung.

3. Zustimmungspflichtige Geschäfte des Vorstandes

Zustimmungspflichtige Geschäfte des Vorstands sind Entscheidungen über die Errichtung neuer Einrichtungen des SOS-Kinderdorf e.V., zur Schließung vorhandener Einrichtungen des SOS-Kinderdorf e.V., über die Eröffnung neuer Geschäftsfelder des SOS-Kinderdorf e.V.  sowie die Gründung, der Erwerb und die Beteiligung von / an Tochtergesellschaften des SOS-Kinderdorf e.V.

4. Versicherung

Für eine ausreichende Versicherung der Gremienmitglieder ist Sorge zu tragen.

V.    Transparenz

SOS-Kinderdorf e.V. verpflichtet sich gegenüber seinen Mitgliedern und der Öffentlichkeit zu aussagekräftiger Information und Transparenz. Der Verein berichtet offen und umfassend über seine Arbeit, Strukturen und Finanzen. Er beantwortet Anfragen und Beschwerden zeitnah und sachgerecht.
SOS-Kinderdorf e.V. unterhält eine Website und veröffentlicht spätestens zwölf Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres einen aussagekräftigen Jahresbericht. Website und Jahresbericht sind klar und verständlich gestaltet und haben einen der Komplexität des Vereins angemessenen Umfang.

VI.    Prüfungen

1. Jahresabschluss

Der Verein unterzieht sich jährlich der Prüfung durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die vom Verwaltungsrat ausgewählt und beauftragt wird. Der Vorstand stellt alljährlich einen Jahresvoranschlag auf, der jeweils bis zum 30. November dem Verwaltungsrat zur Genehmigung vorzulegen ist. Der Vorstand stellt innerhalb von acht Monaten nach Ende eines Geschäftsjahres den Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn-/Verlustrechnung) auf und legt ihn nach Prüfung durch ein unabhängiges Prüfungsorgan dem Verwaltungsrat vor.
Die Genehmigung des Jahresabschlusses obliegt der Mitgliederversammlung.

2. CGK-Bericht

In einem jährlichen Bericht erläutert SOS-Kinderdorf e.V., ob und inwieweit der Verein den Corporate Governance Kodex anwendet; bei Abweichungen von Regelungen des Kodex sind diese zu begründen.

3. Effizienzprüfung

Vorstand und Verwaltungsrat reflektieren regelmäßig die Wirksamkeit ihrer Tätigkeiten.