Kontrolle

Der Vorstand des SOS Kinderdorf e.V. (von links nach rechts): Dr. Peter Büttner, Dr. Gitta Trauernicht, Prof. Dr. Johannes Münder, Dr. Kay Vorwerk.

Der SOS-Kinderdorf e.V. ist als gemeinnützige, weltweit tätige Organisation und als Träger der freien Jugendhilfe in Deutschland seinen privaten Spendern und den öffentlichen Zuwendungsgebern gleichermaßen zur Rechenschaftslegung verpflichtet. Um die Anforderungen an Transparenz und Kontrolle mit einem Höchstmaß an Qualität sicherzustellen, hat der Verein ein umfassendes Regelungs- und Steuerungssystem implementiert.

Gremien:

• Dr. Kay Vorwerk leitet den SOS-Kinderdorf e.V. als Geschäftsführer und ist zugleich stellvertretender Vorstandsvorsitzender.
• Die Geschäftsführung des SOS-Kinderdorf e.V. erfolgt in Anlehnung an die Satzung, das Leitbild und vereinsrechtliche Vorgaben nach einem ständig aktualisierten Regelwerk (u.a. Geschäftsordnung, Organisationshandbuch im Intranet) für die Einrichtungen und die Geschäftsstelle in Deutschland.
• Der Vorstandsvorsitzende und zwei weitere Vorstandsmitglieder arbeiten ehrenamtlich für den SOS-Kinderdorf e.V. Sie werden regelmäßig über die laufenden Geschäfte des Vereins informiert.
• Freigaben und Vertragsabschlüsse werden grundsätzlich von mindestens zwei Vorstandsmitgliedern unterzeichnet. Das Controlling des Vereins ist an allen wesentlichen Entscheidungen beteiligt.
• Der von der Mitgliederversammlung des SOS-Kinderdorf e.V. gewählte, ehrenamtliche Verwaltungsrat überwacht die Geschäftsführung des Vorstandes des Vereins. Außerdem gibt er den Etat frei und kontrolliert den korrekten Mitteleinsatz.

Organisatorische Regelungen

• Der Verein hat für die Erfüllung seiner Aufgaben ein umfassendes Regelwerk entwickelt, das sowohl die Aufbau- als auch die Ablauforganisation in den Einrichtungen und in der Geschäftsstelle steuert. Alle Regelungen sind in einem Organisationshandbuch zusammengefasst und im Intranet für alle Mitarbeiter abrufbar.
• In der Geschäftsordnung und in den Managementleitlinien werden – ergänzt durch die Richtlinienkompetenzen der Abteilungen und Stabsstellen – die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Organe, Geschäftsbereiche, Abteilungs- und Einrichtungsleitungen geregelt.

Controlling

• Das Controlling des Vereins erfolgt auf Basis von SAP ERP 6.0 über ein ausdifferenziertes Kostenstellen- und Kostenartensystem. Es dient als Planungs- und Steuerungsinstrument der Überwachung und Einhaltung der maßvollen Mittelverwendung und wird durch Controlling-Instrumente, z.B. zur Messung von Auslastungsgraden, ergänzt. Die Einhaltung der jährlichen Planwerte wird u.a. durch zwei Forecasts überprüft, die es den Entscheidungsträgern ermöglichen, bereits unterjährig Entwicklungen zu identifizieren und zu steuern. Die Plan-Ist- und die Plan-Forecast-Analysen sowie die systematische Auswertung der Abweichungen werden durch die Abteilung Controlling gesteuert und auf Ebene der Einrichtungen und der Abteilungen der Geschäftsstelle durchgeführt und tragen dazu bei, die Effizienz der Mittelverwendung sicherzustellen und Risiken zu minimieren. Gleichzeitig können alle Planungsverantwortlichen für ihren Bereich eine eigene Abweichungsanalyse zum Plan und zum Forecast auf Basis von systemseitig bereitgestellten SAP-Gui-Lösungen vornehmen. Darüber hinaus ist ein Berichtswesen mit einem Halbjahres- und einem Jahresbericht an den Vorstand und an den Verwaltungsrat sowie an alle Einrichtungs- und Abteilungsleiter eingerichtet.

Internes Kontrollsystem (IKS)

• Das interne Kontrollsystem(IKS) des Vereins beinhaltet Regelungen zur Steuerung der Unternehmensaktivitäten (internes Steuerungssystem) und Regelungen zur Überwachung der Einhaltung dieser Regelungen (internes Überwachungssystem). Es ist integrierter Bestandteil der organisatorischen Regelungen des SOS-Kinderdorf e.V. und findet seine Ausprägung u.a. in Leitfäden, Richtlinien und Verfahrensanweisungen, die durch Stellenbeschreibungen, abgestufte Berechtigungs- und Freigabesysteme und prozessintegrierte Kontrollen (z.B. Funktionstrennung) ergänzt werden.

Interne Revision

• Die Aufgabe der internen Revision als prozessunabhängiges Überwachungsorgan wird von einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wahrgenommen. Sie prüft auf Grundlage eines mehrjährigen Prüfungsplanes die Verwaltungsabläufe vor Ort, nimmt Verbesserungsvorschläge auf und berichtet direkt an die Geschäftsführung. Die Einrichtungsleitungen werden durch einen schriftlichen Bericht zeitnah über getroffene Prüfungsfeststellungen informiert.

• Der Jahresabschluss des SOS-Kinderdorf e.V. wird von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (PricewaterhouseCoopers AG) – freiwillig – nach den Kriterien für große Kapitalgesellschaften geprüft, mit allen damit zusammenhängenden, verschärften gesetzlichen Rechnungslegungs- und Berichtspflichten.
• Ebenfalls freiwillig lässt sich die Geschäftsführung des SOS-Kinderdorf e.V. von derselben Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auf Basis des Haushaltsgrundsätzegesetzes (§53HGrG) prüfen. Die Wirtschaftsprüfer kontrollieren, ob die Geschäftsführung sorgfältig und in Übereinstimmung mit den einschlägigen handelsrechtlichen Vorschriften, den Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages und der Geschäftsordnung für den Verein arbeiten. Außerdem überprüfen sie die Tätigkeit interner Kontrollinstanzen und die interne Revision des Vereins. Nicht zuletzt untersuchen die Wirtschaftsprüfer, ob die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des SOS-Kinderdorf e.V. alle geltenden Vergaberegeln eingehalten haben.
• Als anerkannter freier Träger der Jugendhilfe arbeitet der SOS-Kinderdorf e.V. mit unterschiedlichen Stellen auf Kommunal-, Landes- und Bundesebene zusammen. Um öffentliche Mittel für deutsche SOS-Kinderdorf-Gemeinschaften nutzen zu können, ist der Verein an Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsvereinbarungen mit den Kommunen gebunden. Die Kommunen kontrollieren auch, ob alle Vereinbarungen eingehalten werden.
• Als Empfänger öffentlicher Mittel unterliegt der Verein, insbesondere in Hinblick auf Zuschüsse der Bundesanstalt für Arbeit sowie des Europäischen Sozialfonds (ESF), strengsten Nachweispflichten und Prüfkriterien.
• Nicht zuletzt erhält der SOS-Kinderdorf e.V. jährlich das Spendensiegel des Deutschen Zentralinstituts für soziale Fragen (DZI), Berlin. Das DZI-Spendensiegel ist die derzeit umfassendste neutrale Spendenprüfung in Deutschland. Kriterien für die Vergabe sind unter anderem eine nachprüfbare und sparsame Mittelverwendung, ein transparentes Geschäftsgebaren sowie eine wahre, eindeutige und sachliche Werbung.

• Bei der Finanzierung ausländischer Projekte arbeitet der SOS-Kinderdorf e.V. eng mit dem Dachverband SOS-Kinderdorf International (KDI) in Innsbruck zusammen. Von diesem erhält der Verein im Rahmen abgestimmter Budgets Aufzeichnungen und Nachweise über die Verwendung der transferierten Gelder. Die vom SOS-Kinderdorf e.V. außerhalb Deutschlands unterstützten SOS-Kinderdorf-Organisationen werden ebenfalls durch unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaften im jeweiligen Land geprüft. Zusätzlich zu den Prüfungsberichten erhält die Geschäftsführung sog. Management-Letter, in denen von den Prüfern Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten gegeben werden.
• Die interne Revision der SOS-Auslandsorganisationen wird von einem KDI-internen Audit-Team wahrgenommen, das sich länderübergreifend aus erfahrenen Spezialisten der weltweiten Mitgliedsorganisationen zusammensetzt.
• Für alle Spenden empfangenden SOS-Auslandsorganisationen wurden weltweit einheitliche Rechnungslegungsstandards auf Grundlage der International Financial Reporting Standards (IFRS) des International Accounting Standards Commitee (IASC) erstellt.
• Das detaillierte Berichtswesen für alle ausländischen Projekte erfolgt über eine weltweit einheitliche Softwarelösung.